How to organise a conference for students... by students

(Scroll down for the XXXXX version)

The BEE (Behaviour, Ecology and Evolution) PhD student conference ran inaugurally on the 7th and 8th April 2021, hosting 66 presenting student researchers from 43 different institutions across 5 continents. Originally conceived in 2019 as an in-person event to be hosted at Merton College, Oxford, in the summer of 2020, we sought to market locally in the South of England, attracting students via DTP (Doctoral Training Programme) networks and by word of mouth. Two years and a pandemic later, we never imagined being able to call ourselves an international conference. This blog explains a bit about our journey in the format of a list of do’s and don’ts; personal advice for organising an event like this. 

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  1. State your aims early, and build a team with a complementary skill set. Don’t become entrenched in your own opinion, and avoid the possibility of confirmatory biases when working with close friends. 

Victor Ajuwon (co-organiser and PhD student at Oxford Zoology) and I are friends, live together, and generally agree on most things (bar his competency to clean). We would often sit for hours after dinner and discuss topics from sexual selection to statistical methods (we’re really fun). It came as no surprise to me on a walk through the temporary Oxford Zoology Department in 2019 when Vic greeted me with a thought-provoking idea, ‘What do you think about running a graduate student conference?’. I was immediately engaged. We spoke for the next 2-3 hours that day, deciding on what we wanted to achieve and how we wanted to do it.

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Our first priority was that we needed more people, for two reasons:

  1. We wanted the event to be fairly large scale, and so we simply needed more human-power to get it done without risking any detrimental effects on our PhDs.
  2. In our ways of thinking, Vic and I have our differences but are quite similar. We wanted different perspectives, to push the conference in different directions that we may not have thought to consider, and to avoid conformational bias from similar mindsets. 

We reached out to Sara Middleton, a PhD student also in the SalGo Team, and Matt Jordan, PhD student at the Willis lab @ Oxford, and who also studied undergraduate with Vic and myself. Immediately we noticed the benefits, both in terms of reducing the personal cost:benefit ratio of undertaking the project, and the avenues the conference proceeded to go down. We could split tasks according to our skills, and our aims were diversified and refined. Our main goal was to craft a conference that was specifically beneficial to PhD students. It was perhaps no surprise that adding more, and importantly different, viewpoints of PhD students enhanced the success of our conference. There is obviously some trade-off with number of organisers you can have, and three1-four worked well for us. If I were to do this again (perhaps next year…) I would recommend sending out surveys to prospective attendees, in order to gage what might be most useful to them, allowing you to cater to a wider range of mindsets. 

To summarise, it is obviously a great thing to work with friends, but you run the risk of confirmatory biases of similar mindsets. Try to avoid this. Besides, by the end of the process, unless you’ve killed each other, your recruited colleagues become your friends. 

  1. Divide labour and establish an honest working system. 

Building a team is just the first step, creating an efficient division of labour is the next important task. Divide based on both skillsets and personal preferences, and perhaps rotate in the first few weeks of organising if time allows to enable you to find the best strategy. The ‘best’ strategy tends to be the one in which team members are most happy, which subsequently leads to the most productive working state. Furthermore, make sure you’re all accountable for what you do, set goals at the end of each meeting detailing what you’ll do before the next time you meet. Hold yourself and others accountable if this work doesn’t get done. 

To allow your team to work in this way, it is imperative to establish an honest and open working relationship between team members. Establish this quickly by learning and adapting to each other’s thinking styles. Again, avoid thinking one's way is the right way; instead, listen and learn from others. Encourage everyone in your team to have equal amounts of talking time during the meeting, get to know each other more personally, and be honest about when certain weeks may be more difficult to get things done than others. This working environment was something I’m proud to say we got very right with BEE. Everyone was comfortable in voicing their opinions, and we all displayed great flexibility with each other. This style of work allowed us to sift through a myriad of ideas and discussion points during meetings. We would often be able to isolate the majority of our weekly working time on the conference to these meetings, allowing us to spend the rest of our time on our PhD. 

  1. More technical things to consider when organising a conference.

So far I’ve mainly discussed the importance of your team, and this is because, taking inspiration from the 80:20 rule, I think the majority of the success of any event like this comes down to the working relationships of the people organising it. The remaining 20% of advice is more technical, and the specifics of which will likely be determined by your context. Either way, I’ll try to provide the advice I consider most widely applicable in a time order from conceiving the idea of the conference to physically running it.

  • When creating your identity and setting conference goals, always reach out to people for advice. Supervisors, friends, and just general conference goers are all likely to be helpful. The worst they can do is not reply. Intuitively, the most helpful will always be people who’ve run a similar event, and we got a lot of helpful advice from people who organised ASAB’s student conference. Put yourselves in the shoes of someone you want to come to your conference when deciding what the aims should be. 
  • Consider a virtual/hybrid conference as a first option. We switched to virtual due to the pandemic, but this enabled us to vastly expand our network. Negatives of virtual conferences can include managing Wi-Fi issues (make sure all presentations are downloaded onto a hard drive!), and the lack of in-person feel/engagement from attendees over an online platform. These can be managed, however, by being creative online socials, and other positives include reduced costs, improving the accessibility of your conference, and bringing together people from all over the world to meet, share ideas, and offer different insights on one another’s research. Hybrid conferences are most likely the way forward, offering greater flexibility for attendees albeit with extra logistical challenges. 
  • The next step is to run a thorough cost analysis. Figure out if what you want to achieve is realistic, or needs scaling back. Your cost-analysis will inform funding strategy, for which start local (University grants/support) and then reach out to journals and academic societies. When applying for funding, including a rigorous budget is the most important thing – tell them what exactly it is you want them to sponsor with figures to back it up.
  • When you know your conference is economically feasible, plan a full timeline from gathering funding all the way through to the conference itself (GANNT charts can be useful). Set out SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-Bound) goals. Be scrupulous in detail, this guides your work timeline and also helps you to organise consistent social media feeds, which are imperative to getting your name out there and disseminating information to prospective attendees. 
  • You then want to establish a well signposted information storage system (e.g. one drive, google drive), set up well in advance of the plethora of names, emails, institutions, presentation titles and abstracts you will receive. Remember to make your privacy notice for storing any personal information clear. 
  • When receiving this information, keep consistent, effective, communication with your attendees via email and social media. Make sure deadlines are clearly posted, and don’t get too frustrated when half of them miss them! If virtual, check playback sound quality for oral presentations via your conference ‘medium’ e.g. Zoom, and quality of the image for posters. 
  • On the days of running the conference make sure a clear timetable has been set up for you and your fellow organisers, so you know exactly where and when you have to be places. Remember you may need to reach out to people to chair sessions, and having IT support handy is great. 

My overall experiences of co-running the BEE conference were positive, but my final piece of advice would be to not underestimate the time and emotional commitment. Establishing an effective working system with your team can help, and did greatly for me, but it doesn’t fully detract from the overall amount of time and emotional energy that you are taking away from your PhD. Nonetheless, if it is manageable for you to put your full effort in to both, do it!

If you find yourself thinking about hosting a conference, I hope the above can help, and please don’t hesitate to get in touch. 

Mark Roper

BEE (Behaviour, Ecology & Evolution) PhD Student Conference Organiser 2021.

1. Although Matt later decided to drop out of the conference organisation, his work was foundational to the conference’s aims and ultimate success. I’d like to take the opportunity on behalf of Vic, Sara and I to thank him for all his work.  


[Versión en español - traducida por R Salguero-Gómez]

La conferencia de estudiantes de doctorado BEE (por sus siglas en inglés: Comportamiento, Ecología y Evolución) se llevó a cabo de manera inaugural el 7 y 8 de abril de 2021, contando con 66 estudiantes investigadores de 43 instituciones diferentes de los 5 continentes. Originalmente concebido en 2019 como un evento que se celebraría en persona en Merton College, Oxford, en el verano de 2020, buscamos organizarlo en el sur de Inglaterra, atrayendo estudiantes a través de redes DTP (siglas en inglés: Programa de entrenamiento doctoral) y por el “boca a boca”. Dos años y una pandemia después, nunca pudimos imaginar organizar una conferencia internacional. Este blog explica un poco sobre nuestro viaje desde el formato de una lista de temas a considerar (y evitar) que contiene consejos para la organización de un evento de este calibre.

1.         Identifica tus objetivos desde el principio y forma un equipo con un conjunto de habilidades complementarias. No te atrincheres en tu propia opinión y evita la posibilidad de sesgos cuando trabajas con colegas cercanos.

Victor Ajuwon (co-organizador y estudiante de doctorado en el Departamento de Zoolgoy, Oxford) y yo somos amigos, vivimos juntos y generalmente estamos de acuerdo en la mayoría de las cosas (excluyendo su competencia para limpiar). A menudo nos sentábamos durante horas después de la cena y discutíamos temas desde la selección sexual hasta los métodos estadísticos (somos muy amenos). No fue una sorpresa para mí que en un paseo por el edificio temporal del Departamento de Zoología de Oxford en 2019 Vic me saludara con una idea que me hizo reflexionar: "¿Qué opinas sobre organizar una conferencia de estudiantes de doctorado?". Me comprometí de inmediato. Hablamos durante las siguientes 2-3 horas ese día, decidiendo qué queríamos lograr y cómo queríamos hacerlo.

Nuestra primera prioridad fue que necesitábamos más personas por dos razones:

1.         Queríamos que el evento fuera a una escala bastante grande, por lo que simplemente necesitábamos más cerebros y manos para llevarlo a cabo sin correr el riesgo de efectos perjudiciales en nuestros propios doctorados.

2.         En nuestra forma de pensar, Vic y yo tenemos nuestras diferencias pero somos bastante similares. Queríamos diferentes perspectivas para impulsar la conferencia en diferentes direcciones que quizás no habíamos pensado en considerar, y para evitar el sesgo conformacional de mentalidades similares.

Nos pusimos en contacto con Sara Middleton, una estudiante de doctorado también en el SalGo team, como yo, y Matt Jordan, estudiante de doctorado en Willis lab @ Oxford, y que también estudió la licenciatura en biología con Vic y conmigo. Inmediatamente notamos los beneficios, tanto en términos de reducción de la ratio costo: beneficio personal de emprender este proyecto, como de las avenidas que la conferencia procedió a tomar. Podíamos dividir las tareas de acuerdo con nuestras habilidades, y nuestros objetivos se diversificaron y refinaron. Nuestro principal objetivo era crear una conferencia que fuera específicamente beneficiosa para los estudiantes de doctorado. Quizás no fue una sorpresa que agregar más puntos de vista y, lo que es más importante, diferentes de los estudiantes de doctorado mejoró el éxito de nuestra conferencia. Obviamente, existe una compensación con la cantidad de organizadores que puede tener, y tres1-cuatro funcionaba bien para nosotros. Si tuviera que hacer esto de nuevo (tal vez el año que viene…) recomendaría enviar encuestas a los posibles asistentes, con el fin de evaluar qué podría ser más útil para ellos, permitiéndonos así asistir a una gama más amplia de mentalidades.

Para resumir, obviamente es una gran cosa trabajar con amigos, pero uno corre el riesgo de sesgos confirmatorios de mentalidades similares. Trata de evitar esto. Además, al final del proceso, a menos que os hayáis peleado, sus colegas reclutados se convertirán en sus amigos.

2.         Divide el trabajo y establece un sistema de trabajo honesto.

Formar un equipo es sólo el primer paso; crear una división del trabajo eficiente es la siguiente tarea importante. Dividir en función de los conjuntos de habilidades y las preferencias personales, y tal vez rotar en las primeras semanas de organización si el tiempo lo permite para encontrar la estrategia óptima. La "mejor" estrategia tiende a ser aquella en la que los miembros del equipo están más felices, lo que posteriormente conduce al estado de trabajo más productivo. Además, asegúrate de que todos sean responsables de lo que hacen, establece metas al final de cada reunión detallando lo que se hará antes de la próxima vez que os reunáis. Hazte responsable a ti mismo y a los demás si este trabajo no se realiza.

Para permitir que tu equipo trabaje de esta manera, es imperativo establecer una relación de trabajo honesta y abierta entre los miembros del equipo. Establécela rápidamente aprendiendo y adaptándose a los estilos de pensamiento de los demás. Una vez más, es mejor evita pensar que tu opinión es la correcta; en cambio, escucha y aprende de los demás. Anima a todos los miembros de tu equipo a que tengan la misma cantidad de tiempo para hablar durante la reunión, se conozcan más personalmente y sean sinceros acerca de cuándo ciertas semanas pueden ser más difíciles de trabajar en la organización de la conferencia que otras. Este entorno de trabajo fue algo de lo que me enorgullece decir que acertamos con BEE. Todos nos sentíamos cómodos de expresar nuestras opiniones y mostramos una gran flexibilidados. Este estilo de trabajo nos permitió examinar una gran cantidad de ideas y puntos de discusión durante las reuniones. A menudo podíamos aislar la mayor parte de nuestro tiempo de trabajo semanal en la conferencia a estas reuniones, lo que nos permitió dedicar el resto de nuestro tiempo a nuestros doctorados.

3.         Aspectos más técnicos a tener en cuenta al organizar una conferencia.

Hasta ahora he hablado principalmente de la importancia de su equipo, y esto se debe a que, inspirándome en la regla 80:20, creo que la mayor parte del éxito de cualquier evento como este se reduce a las relaciones laborales de las personas que lo organizan. El 20% restante de los consejos es más técnico, y los detalles de los cuales probablemente estarán determinados por tu contexto. De cualquier manera, intentaré brindar los consejos que considero más aplicables en un orden de tiempo, desde la concepción de la idea de la conferencia hasta su ejecución física.

•           Cuando crees la identidad y establezcas los objetivos de la conferencia, siempre pide consejos y sugerencias a otras personas. Es probable que los supervisores, los amigos y los asistentes a la conferencia sean de gran ayuda. En el peor de los casos, no responderán. Intuitivamente, lo más útil siempre serán las personas que hayan organizado un evento similar, y obtuvimos muchos consejos útiles de los organizadores de la conferencia de estudiantes de ASAB (siglas en inglés de la Asociación para el Estudio del Comportamiento Animal). Ponte en el lugar de una persona que quisiera venir a tu conferencia a la hora de decidir cuáles deben ser los objetivos.

•           Considera una conferencia virtual / híbrida como primera opción. Cambiamos a virtual debido a la pandemia, pero hacerlo nos permitió expandir enormemente nuestra red. Los aspectos negativos de las conferencias virtuales pueden incluir la gestión de problemas de Wi-Fi (¡asegúrete de que todas las presentaciones se descarguen en un disco duro!) Y la falta de sensación / participación en persona de los asistentes a través de una plataforma on-line. Sin embargo, estos aspectos pueden manejarse siendo creativos en las redes sociales. Además, otros aspectos positivos incluyen costos reducidos, que mejoran la accesibilidad de la conferencia y traen a personas de todo el mundo para que se reúnan, compartan ideas y ofrezcan diferentes puntos de vista sobre la investigación de los demás. Las conferencias híbridas son probablemente el camino a seguir, ya que ofrecen una mayor flexibilidad para los asistentes, aunque con desafíos logísticos adicionales.

•           El siguiente paso es realizar un análisis de costos exhaustivo. Averigua si lo que quieres lograr es realista o necesita una reducción por alguna parte. Tu análisis de costos informará la estrategia de financiamiento, para lo cual es mejor comenzar localmente (becas / apoyo universitario) y luego contactar a revistas y sociedades académicas. Al solicitar fondos, lo más importante es incluir un presupuesto riguroso; diles qué es exactamente lo que deseas que patrocinen con cifras detalladas que lo respalden.

•           Cuando veas que tu conferencia es económicamente viable, planifica un cronograma completo desde la recopilación de fondos hasta la conferencia en sí (los gráficos GANNT pueden ser útiles). Establezca metas SMART (por sus siglas en inglés: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada). Se escrupuloso en los detalles, ya que esto guía tu cronograma de trabajo y también te ayudará a organizar feeds de redes sociales, lo cual es imperativos para dar a conocer y difundir información sobre la conferencia a los posibles asistentes.

•           Establece un sistema de almacenamiento de información bien adaptado para estas tareas (por ejemplo, en un archivo online de Google), configurado con mucha anticipación a la gran cantidad de nombres, correos electrónicos, instituciones, títulos de presentación y resúmenes que recibirá. Recuerde dejar claro tu aviso de privacidad para almacenar cualquier información personal.

•           Al recibir esta información, mantén una comunicación constante y efectiva con sus asistentes a través del correo electrónico y las redes sociales. ¡Asegúrate de que las fechas límite estén publicadas claramente y no te frustres demasiado cuando la mitad de ellas no se cumplan! Si la conferencia es virtual, verifica la calidad del sonido de reproducción para presentaciones orales a través del "medio" de tu conferencia, ej. Zoom, y calidad de imagen para posters.

•           En los días de celebración de la conferencia, asegúrate de que se haya establecido un horario claro para ti y tus compañeros co-organizadores, de modo que sepas exactamente dónde y cuándo debes estar. Recuerda que es posible que debas comunicarte con personas para que presidan las sesiones, y tener a mano el soporte técnico es inprescidible.

Mis experiencias generales de co-organizar la conferencia BEE fueron positivas, pero mi último consejo sería no subestimar el tiempo y el compromiso emocional. Establecer un sistema de trabajo eficaz con tu equipo puede ayudar, y fue de gran ayuda para mí, pero no resta valor a la cantidad total de tiempo y energía emocional que le estarás quitando a tu doctorado. No obstante, si te resulta posible poner todo tu esfuerzo en ambos, ¡házlo!

Si estás pensando en organizar una conferencia, espero que este blog te pueda ayudar; no dudes en ponerte en contacto si tienes alguna pregunta o duda.

Mark Roper

BEE (Comportamiento, Ecología y Evolución) Organizador de conferencias de estudiantes de doctorado 2021.